Threema ist der weltweit meistverkaufte sichere Messenger im B2C- und B2B-Segment. Seit 2012 setzen wir uns unnachgiebig dafür ein, dass sich unsere Nutzerinnen und Nutzer unbeschwert austauschen können, ohne um ihre Privatsphäre besorgt zu sein. Zu unserem wachsenden Nutzerkreis zählen Millionen von Privatpersonen und tausende von Unternehmen und Organisationen aus aller Welt.

Aufgrund unseres starken Wachstums suchen wir eine/-n

Assistenz der Geschäftsführung - HR, Finanzen & Office (80%) (m/w/x)

Du bist ein echtes Organisationstalent, denkst mit und behältst auch in einem dynamischen Alltag den Überblick? Du arbeitest gerne eng mit der Geschäftsleitung zusammen, schätzt eine vielseitige Rolle mit Verantwortung und bist dir aber auch nicht zu schade, dich um die organisatorischen Belangen zu kümmern? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Deine Rolle

In dieser verantwortungsvollen und abwechslungsreichen Position unterstützt du die Geschäftsleitung direkt und bist gleichzeitig eine wichtige Anlaufstelle für eine reibungslose Büroorganisation. Ausserdem greifst du unseren Head of HR und Head of Finance bei administrativen Aufgaben unter die Arme. Du sorgst für Struktur, entlastest im Tagesgeschäft und trägst aktiv zu professionellen Abläufen und einer positiven Unternehmenskultur bei.

Deine Aufgaben

Assistenz der Geschäftsführung

• Eigenständige Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen

• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben

• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen

• Vertrauliche Korrespondenz sowie Schnittstellenfunktion zwischen CEO, Führungskräften und externen Partnern

Büroorganisation & Administration

• Sicherstellung eines effizienten Büroalltags und Ansprechpartnerin für interne organisatorische Fragen

• Koordination externer Dienstleister (z. B. Büroservice, IT, Lieferanten)

• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Ablagesystemen

• Unterstützung bei internen Prozessen und organisatorischen Sonderaufgaben

• Planung und Organisation der Teamevents

• Assistenz Finanzen & HR

  • Unterstützung des Head of Finance bei administrativen Tätigkeiten

  • Unterstützung im Recruiting-Prozess (Bewerberkorrespondenz, Terminabstimmungen)

  • Pflege von Personalakten und HR-Daten

  • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender

  • Mitwirkung bei HR-Projekten und administrativen Personalprozessen

Deine Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, im Office Management oder im HR-Umfeld von Vorteil

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise

• Hohes Mass an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Kommunikationsstärke, professionelles Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint); Erfahrung mit HR-Tools von Vorteil

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Was wir bieten

• Ein junges und motiviertes Team mit flachen Hierarchien und unkomplizierter Kommunikation

• Möglichkeit, an vielen verschiedenen Projekten zu arbeiten und Prozesse zu verbessern und zu definieren

• Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, zwei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten

• Zwei Wochen pro Jahr «work from anywhere»

• Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen

• Du kannst deine eigene Hardware wählen (macOS oder Linux)

• ÖV-Vergünstigung oder Zugang zu kostenlosen Parkplätzen

• Ein Fitness-Raum und ein Tischtennis-Tisch

• Interne Deutsch- oder Englisch-Kurse

• Eine tolle Kaffeemaschine :-)

• Regelmässige Events und Apéros

• Das gute Gefühl, zum effektiven Schutz der Privatsphäre von Millionen von Menschen beizutragen

Arbeitsort: Pfäffikon SZ (Grossraum Zürich)

Arbeitsstart: Sofort oder nach Vereinbarung

Klingt das nach deiner nächsten Herausforderung? Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung mit Lebenslauf und relevanten Unterlagen.
Wir begrüssen Bewerbungen aller Geschlechter und Hintergründe.